Inklusiver Firmenanlass in Zürich: Checkliste für die Planung

Ein Firmenanlass ist nicht automatisch inklusiv, nur weil alle Mitarbeitenden eingeladen sind.

Entscheidend ist, ob die eingeladenen Personen den Veranstaltungsort erreichen, verstehen, was sie erwartet, am Programm teilnehmen und ihre Bedürfnisse vorab unkompliziert mitteilen können.

Für Veranstalter in Zürich gibt es dazu konkrete lokale Leitlinien. Die Stadt Zürich, der Kanton Zürich, die Universität Zürich und die ETH Zürich veröffentlichen Hinweise für hindernisfreie und barrierefreie Veranstaltungen. Diese reichen von stufenlosem Zugang und rollstuhlgängigen Toiletten bis zu Kommunikation, Catering und zugänglichen Informationen.

Diese Checkliste überträgt die wichtigsten Prinzipien auf kleinere Corporate Events und Teamevents.

1. Beginnen Sie mit dem Zugang zum Veranstaltungsort

Die erste Frage ist nicht, wie der Raum aussieht. Die erste Frage ist, ob alle eingeladenen Personen ihn erreichen und nutzen können.

Die Checkliste der Universität Zürich empfiehlt unter anderem eine gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr, stufen- und schwellenfreie Wege, ausreichend Bewegungsfläche sowie zugängliche Toiletten. Der Kanton Zürich empfiehlt Veranstaltern ausserdem, konkrete Informationen zur Hindernisfreiheit bereits auf der Website oder Einladung zu kommunizieren.

Prüfen Sie vor der Buchung:

• Ist der Weg von der nächsten ÖV-Haltestelle zum Eingang stufenlos?
• Gibt es einen Lift, wenn der Veranstaltungsraum nicht im Erdgeschoss liegt?
• Ist eine rollstuhlgängige Toilette vorhanden?
• Gibt es genügend Sitzmöglichkeiten?
• Sind Wege, Türen und Bewegungsflächen für das geplante Setup geeignet?

Wichtig: Eine Location sollte nicht allein aufgrund einer allgemeinen Beschreibung als barrierefrei bezeichnet werden. Lassen Sie sich die für Ihre Gäste relevanten Punkte konkret bestätigen.

2. Teilen Sie den Ablauf vor dem Event klar mit

Menschen nehmen leichter an einem Firmenanlass teil, wenn sie wissen, was auf sie zukommt.

Eine gute Einladung sollte deshalb mehr enthalten als Datum, Uhrzeit und Adresse.

Nennen Sie nach Möglichkeit:

• Dauer des Events
• ob überwiegend gesessen, gestanden oder gegangen wird
• ob körperliche Aktivität vorgesehen ist
• ob die Gruppe geteilt wird
• welche Sprache verwendet wird
• welches Essen und welche Getränke angeboten werden
• eine Kontaktmöglichkeit für individuelle Anforderungen

Diese Informationen helfen Gästen, selbst einzuschätzen, ob sie Unterstützung oder eine Anpassung benötigen.

3. Prüfen Sie Sprache und Verständlichkeit

Zürcher Unternehmen arbeiten häufig mit internationalen Teams. Ein Event kann organisatorisch zugänglich sein und trotzdem Personen ausschliessen, wenn alle Aufgaben schnelle Deutschkenntnisse voraussetzen.

Fragen Sie den Anbieter:

• In welchen Sprachen wird das Event moderiert?
• Sind Aufgaben oder Anleitungen schriftlich verfügbar?
• Ist Fachsprache notwendig?
• Funktioniert das Format auch mit Teilnehmern unterschiedlicher Sprachkenntnisse?

Ein einfaches, demonstratives oder sensorisches Format kann für internationale Gruppen leichter zugänglich sein als ein Event, das stark von Wortspielen, schnellen Quizfragen oder komplexen schriftlichen Aufgaben abhängt. Das hängt vom konkreten Team ab.

4. Denken Sie bei Catering über „vegetarisch oder nicht“ hinaus

Bei Essen und Getränken sollten Anforderungen vor dem Event abgefragt werden.

Dazu können Allergien, Unverträglichkeiten, religiöse Anforderungen, vegetarische oder vegane Ernährung und weitere individuelle Bedürfnisse gehören.

Die ETH Zürich weist in ihrer Checkliste für hindernisfreie Veranstaltungen auch auf die praktische Zugänglichkeit des Caterings hin. Buffets und Tische sollten so angeordnet sein, dass Speisen und Getränke erreichbar sind und neben Stehtischen auch geeignete Sitzplätze vorhanden sind.

Für einen Corporate Event bedeutet das: Nicht nur das Menü prüfen. Auch die Art, wie Essen und Getränke ausgegeben werden, gehört zur Planung.

5. Entscheiden Sie bewusst, welche Rolle Alkohol spielt

Ein inklusiver Firmenanlass muss nicht zwingend alkoholfrei sein. Entscheidend ist, ob Nichttrinken ohne Erklärung oder Sonderlösung möglich ist.

Wenn Alkohol den Mittelpunkt des Events bildet, etwa bei einer Weinverkostung, ist die Teilnahmeerfahrung für nicht trinkende Personen strukturell eine andere. Bei einem Event, dessen Hauptaktivität unabhängig von Alkohol funktioniert, nehmen alle Gäste am selben Kernprogramm teil.

Wenn dies für Ihr Team relevant ist, lesen Sie auch unseren Guide Alkoholfreies Teambuilding Zürich: 7 Ideen ohne Alkohol.

6. Prüfen Sie, ob Teilnahme Wettbewerb oder körperliche Leistung voraussetzt

Sportliche oder kompetitive Teamevents können genau das Richtige für manche Gruppen sein. Sie sind aber nicht automatisch die beste Wahl für jedes Team.

Fragen Sie vorab:

• Muss jeder körperlich aktiv teilnehmen?
• Gibt es alternative Rollen innerhalb der Aktivität?
• Müssen einzelne Personen vor der ganzen Gruppe auftreten?
• Ist Wettbewerb zentral oder optional?
• Kann jemand zeitweise aussetzen, ohne vom gesamten Erlebnis ausgeschlossen zu sein?

Damit wird die Entscheidung nicht gegen sportliche Events getroffen. Sie wird passend zur tatsächlichen Zusammensetzung des Teams getroffen.

7. Planen Sie Sitzplätze und Ruhephasen mit

Auch bei einem kurzen Firmenanlass sollte nicht vorausgesetzt werden, dass alle Gäste längere Zeit stehen können oder möchten.

Die ETH Zürich empfiehlt bei Veranstaltungen neben Stehtischen auch geeignete Tische mit Stühlen bereitzustellen. Für kleinere Teamevents lässt sich dieses Prinzip einfach übertragen.

Eine Sitzmöglichkeit, kurze Übergänge und ein klarer zeitlicher Ablauf machen das Event für mehr Menschen nutzbar, ohne den Charakter des Programms zu verändern.

8. Geben Sie Gästen einen einfachen Weg, Bedürfnisse mitzuteilen

Eine Einladung sollte eine klare Kontaktperson nennen.

Statt Gäste öffentlich nach persönlichen Details zu fragen, reicht eine sachliche Möglichkeit zur Kontaktaufnahme, zum Beispiel:

„Gibt es etwas, das wir bei Zugang, Ernährung oder Teilnahme berücksichtigen sollten? Bitte teilen Sie es uns vertraulich bei der Anmeldung mit.“

Der Veranstalter kann danach prüfen, welche Anpassungen mit Location und Anbieter möglich sind.

Checkliste für einen inklusiveren Firmenanlass

Häufige Fragen

Ist ein ruhiger Firmenanlass automatisch barrierefrei?

Nein. Aktivitätsniveau und Barrierefreiheit sind unterschiedliche Fragen. Zugang, Toiletten, Sitzmöglichkeiten, Wege und individuelle Anforderungen müssen konkret geprüft werden.

Welche Angaben sollten Gäste vorab erhalten?

Dauer, Ort, Sitz- oder Bewegungsanteil, Sprache, Essen und Getränke sowie eine vertrauliche Kontaktmöglichkeit für individuelle Anforderungen sind sinnvolle Basisinformationen.

Ist das KTeaShop Corporate Format vollständig barrierefrei?

Das lässt sich nicht allgemein bestätigen. Die konkrete Zugänglichkeit hängt vom Veranstaltungsort und Setup ab und sollte vor der Buchung abgestimmt werden.

Wie passt ein Tea Experience in diese Planung?

KTeaShop bietet in Zürich private Corporate Tea Experiences mit geführter Tee- und Matcha-Sensorik an. Das aktuelle Team-Building-Format ist alkoholfrei, nicht sportlich und als interaktive Verkostung für 10 bis 20 Personen beschrieben.

Diese Merkmale können für Teams interessant sein, die ein ruhigeres gemeinsames Format suchen. Sie bedeuten aber nicht automatisch, dass jeder konkrete Veranstaltungsort oder jedes Setup sämtliche Anforderungen an Barrierefreiheit, Allergien, Hör- oder Sehunterstützung erfüllt.

Wenn solche Anforderungen bestehen, sollten sie vor der Buchung ausdrücklich mit KTeaShop und dem gewählten Veranstaltungsort abgestimmt werden.

Teilen Sie Datum, Gästezahl, Veranstaltungsort sowie relevante Anforderungen an Zugang, Sprache, Ernährung oder Teilnahme mit.

Corporate Event mit Anforderungen anfragen

Wenn Sie zuerst verschiedene Eventtypen vergleichen möchten: Teambuilding Zürich: 15 Ideen für Firmen und Teams.

Quellen

• Stadt Zürich, Hindernisfreie Veranstaltungen
• Kanton Zürich, Veranstaltungen nachhaltig und hindernisfrei planen
• Universität Zürich, Checkliste Barrierefreie Veranstaltungen
• ETH Zürich, Checkliste Organisation barrierefreier Veranstaltungen
• KTeaShop, Corporate Tea Experiences