Événement d'entreprise inclusif à Zurich : liste de contrôle pour la planification
Événements d'entreprise inclusifs à Zurich : Liste de contrôle pour la planification
Un événement d'entreprise n'est pas automatiquement inclusif simplement parce que tous les employés sont invités.
Ce qui est crucial, c'est de savoir si les personnes invitées peuvent accéder au lieu de l'événement, comprendre ce qui les attend, participer au programme et communiquer facilement leurs besoins à l'avance.
Pour les organisateurs à Zurich, il existe des directives locales concrètes à ce sujet. La Ville de Zurich, le Canton de Zurich, l'Université de Zurich et l'ETH Zurich publient des conseils pour des événements sans obstacles et accessibles. Ceux-ci vont de l'accès de plain-pied et des toilettes accessibles aux fauteuils roulants à la communication, la restauration et l'information accessible.
Cette liste de contrôle transfère les principes les plus importants aux événements d'entreprise et aux événements d'équipe plus petits.
1. Commencez par l'accès au lieu de l'événement
La première question n'est pas de savoir à quoi ressemble l'espace. La première question est de savoir si toutes les personnes invitées peuvent y accéder et l'utiliser.
La liste de contrôle de l'Université de Zurich recommande, entre autres, une bonne connexion aux transports en commun, des chemins sans marches ni seuils, un espace de circulation suffisant et des toilettes accessibles. Le Canton de Zurich recommande également aux organisateurs de communiquer des informations concrètes sur l'accessibilité sur le site web ou l'invitation.
Avant de réserver, vérifiez :
- Le chemin de l'arrêt de transport en commun le plus proche à l'entrée est-il sans marches ?
- Y a-t-il un ascenseur si la salle de réception n'est pas au rez-de-chaussée ?
- Y a-t-il des toilettes accessibles aux fauteuils roulants ?
- Y a-t-il suffisamment de sièges ?
- Les chemins, les portes et les espaces de circulation sont-ils adaptés à l'aménagement prévu ?
Important : un lieu ne doit pas être qualifié d'accessible uniquement sur la base d'une description générale. Faites confirmer concrètement les points pertinents pour vos invités.
2. Communiquez clairement le déroulement avant l'événement
Les gens participent plus facilement à un événement d'entreprise s'ils savent à quoi s'attendre.
Une bonne invitation devrait donc contenir plus que la date, l'heure et l'adresse.
Si possible, indiquez :
- la durée de l'événement
- s'il s'agit principalement d'être assis, debout ou en mouvement
- si une activité physique est prévue
- si le groupe sera divisé
- la langue utilisée
- les plats et boissons proposés
- une possibilité de contact pour les besoins individuels
Ces informations aident les invités à évaluer eux-mêmes s'ils ont besoin d'aide ou d'un aménagement.
3. Vérifiez la langue et la compréhensibilité
Les entreprises zurichoises travaillent souvent avec des équipes internationales. Un événement peut être organisationnellement accessible et exclure néanmoins des personnes si toutes les tâches exigent une maîtrise rapide de l'allemand.
Posez la question au prestataire :
- Dans quelles langues l'événement est-il animé ?
- Les tâches ou instructions sont-elles disponibles par écrit ?
- Un jargon technique est-il nécessaire ?
- Le format fonctionne-t-il également avec des participants ayant des compétences linguistiques différentes ?
Un format simple, démonstratif ou sensoriel peut être plus accessible pour les groupes internationaux qu'un événement qui dépend fortement de jeux de mots, de quiz rapides ou de tâches écrites complexes. Cela dépend de l'équipe spécifique.
4. Pour la restauration, pensez au-delà de « végétarien ou non »
Pour la nourriture et les boissons, les exigences doivent être demandées avant l'événement.
Cela peut inclure les allergies, les intolérances, les exigences religieuses, les régimes végétariens ou végétaliens et d'autres besoins individuels.
L'ETH Zurich, dans sa liste de contrôle pour les événements sans obstacles, attire également l'attention sur l'accessibilité pratique de la restauration. Les buffets et les tables doivent être agencés de manière à ce que les aliments et les boissons soient accessibles et qu'il y ait des sièges appropriés en plus des tables hautes.
Pour un événement d'entreprise, cela signifie : ne pas se contenter de vérifier le menu. La manière dont les aliments et les boissons sont distribués fait également partie de la planification.
5. Décidez consciemment du rôle de l'alcool
Un événement d'entreprise inclusif n'a pas nécessairement à être sans alcool. L'important est de savoir si ne pas boire est possible sans explication ni solution spéciale.
Si l'alcool est au centre de l'événement, par exemple lors d'une dégustation de vin, l'expérience de participation est structurellement différente pour les personnes qui ne boivent pas. Lors d'un événement dont l'activité principale fonctionne indépendamment de l'alcool, tous les invités participent au même programme de base.
Si cela est pertinent pour votre équipe, lisez également notre guide Teambuilding sans alcool à Zurich : 7 idées sans alcool.
6. Vérifiez si la participation exige de la compétition ou une performance physique
Les événements sportifs ou compétitifs de team building peuvent être exactement ce qu'il faut pour certains groupes. Mais ils ne sont pas automatiquement le meilleur choix pour chaque équipe.
Demandez à l'avance :
- Chacun doit-il participer physiquement de manière active ?
- Y a-t-il des rôles alternatifs au sein de l'activité ?
- Des individus doivent-ils se produire devant tout le groupe ?
- La compétition est-elle centrale ou facultative ?
- Quelqu'un peut-il faire une pause temporaire sans être exclu de l'expérience globale ?
Cela ne signifie pas que la décision est prise contre les événements sportifs. Elle est prise en fonction de la composition réelle de l'équipe.
7. Prévoyez des places assises et des phases de repos
Même lors d'un court événement d'entreprise, il ne faut pas supposer que tous les invités peuvent ou veulent rester debout longtemps.
L'ETH Zurich recommande, lors d'événements, de prévoir des tables appropriées avec des chaises en plus des tables hautes. Pour les petits événements d'équipe, ce principe est facilement transférable.
Des places assises, de courtes transitions et un calendrier clair rendent l'événement utilisable par plus de personnes, sans changer le caractère du programme.
8. Offrez aux invités un moyen simple de communiquer leurs besoins
Une invitation doit mentionner une personne de contact claire.
Au lieu de demander publiquement aux invités des détails personnels, une possibilité de contact objective suffit, par exemple :
« Y a-t-il quelque chose que nous devrions prendre en compte concernant l'accès, l'alimentation ou la participation ? Veuillez nous le faire savoir confidentiellement lors de l'inscription. »
L'organisateur pourra ensuite vérifier les adaptations possibles avec le lieu et le prestataire.
Liste de contrôle pour un événement d'entreprise plus inclusif
| Domaine | À vérifier avant de réserver |
|---|---|
| Lieu | Transports en commun, accès de plain-pied, ascenseur, toilettes, espace de circulation |
| Déroulement | Durée, assis/debout, mouvement, changement de groupe |
| Langue | Langue de modération, compréhensibilité, indications écrites |
| Repas | Allergies, intolérances, exigences alimentaires, distribution |
| Boissons | Rôle de l'alcool, participation équivalente sans alcool |
| Activité | Exigences physiques, compétition, rôles alternatifs |
| Communication | Personne de contact et informations avant l'événement |
Questions fréquentes
Un événement d'entreprise calme est-il automatiquement accessible ?
Non. Le niveau d'activité et l'accessibilité sont des questions différentes. L'accès, les toilettes, les sièges, les chemins et les exigences individuelles doivent être vérifiés concrètement.
Quelles informations les invités doivent-ils recevoir à l'avance ?
La durée, le lieu, la part assise ou mobile, la langue, la nourriture et les boissons, ainsi qu'une possibilité de contact confidentielle pour les besoins individuels sont des informations de base utiles.
Le format Corporate KTeaShop est-il entièrement accessible ?
Cela ne peut pas être confirmé de manière générale. L'accessibilité concrète dépend du lieu de l'événement et de la configuration et doit être convenue avant la réservation.
Comment une expérience de thé s'intègre-t-elle dans cette planification ?
KTeaShop propose à Zurich des expériences de thé d'entreprise privées avec une dégustation guidée de thé et de matcha. Le format de team building actuel est sans alcool, non sportif et décrit comme une dégustation interactive pour 10 à 20 personnes.
Ces caractéristiques peuvent être intéressantes pour les équipes qui recherchent un format commun plus calme. Cependant, cela ne signifie pas automatiquement que chaque lieu spécifique ou chaque configuration répond à toutes les exigences en matière d'accessibilité, d'allergies, d'aide auditive ou visuelle.
Si de telles exigences existent, elles doivent être expressément convenues avec KTeaShop et le lieu choisi avant la réservation.
Communiquez la date, le nombre d'invités, le lieu de l'événement ainsi que les exigences pertinentes concernant l'accès, la langue, l'alimentation ou la participation.
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Si vous souhaitez d'abord comparer différents types d'événements : Team building Zurich : 15 idées pour les entreprises et les équipes.
